AureliaFlow

Automazione dei processi operativi

Automazione dei passaggi manuali tra email, fogli e gestionali.

Analizziamo un processo esistente, definiamo regole ed eccezioni e colleghiamo gli strumenti già in uso. Il sistema raccoglie dati, prepara risultati e assegna attività; il team interviene nei passaggi che richiedono controllo.

Descrivi il processo Vedi gli esempi
1
processo analizzato per volta
4
fasi: analisi, prototipo, verifica, estensione
3
esempi con ipotesi e calcoli visibili

01 / Approccio

Partiamo dal processo esistente e dagli strumenti già in uso.

Misuriamo volumi, tempo impiegato, errori ed eccezioni. Automatizziamo solo i passaggi ripetitivi; approvazioni e decisioni restano alle persone responsabili.

02 / Esempi

Tre processi che si possono automatizzare.

I casi mostrano input, regole, risultati e calcolo del tempo. Sono esempi illustrativi: volumi e benefici vanno verificati sul processo reale.

Richiesta ospite

Dalla richiesta dell'ospite alla risposta e all'attività assegnata.

Il sistema classifica la richiesta, recupera i dati della prenotazione e prepara risposta e attività. Il team gestisce eccezioni e approvazioni.

5h20

calcolo mensile: 40 richieste per 8 minuti

  1. 01
    AcquisisceEmail, WhatsApp o modulo
    input
  2. 02
    ClassificaArgomento, urgenza e struttura
    regola
  3. 03
    PreparaRisposta e attività
    bozza
  4. 04
    AssegnaAlla persona responsabile
    pronto

03 / Struttura

Ingressi, regole, controlli e risultati verificabili.

Ogni automazione documenta da dove arriva un dato, quale regola viene applicata, quando serve un'approvazione e dove viene registrato l'esito.

Quattro moduli in vetro rappresentano ingresso, regole, approvazione e risultato registrato
Input sparsi Regole e controlli Output pronti

04 / Calcoli

Ipotesi esplicite, risultati ricalcolabili.

I valori indicano il tempo teoricamente evitabile se il passaggio manuale viene automatizzato per intero. Prima di stimare un progetto, frequenza e durata vanno misurate sul processo reale.

Richieste ricorrenti

5h20 40 × 8 minuti = 320 minuti/mese

Report periodici

3h 12 × 15 minuti = 180 minuti/mese

Follow-up e task

2h30 25 × 6 minuti = 150 minuti/mese

Somma dei tre esempi

10h50 / mese Equivale a circa 2.860 euro/anno assumendo 22 euro/ora. È un calcolo illustrativo, non una promessa di risparmio.

05 / Il metodo

Analisi, prototipo, verifica ed estensione.

Ogni fase produce un risultato verificabile. Se i dati non mostrano un vantaggio, il progetto non viene esteso.

  1. 01

    Analisi del processo

    Documentiamo input, strumenti, persone coinvolte, volumi, tempi ed eccezioni.

  2. 02

    Prototipo limitato

    Costruiamo una versione circoscritta che lavora accanto al processo attuale.

  3. 03

    Verifica con casi reali

    Confrontiamo output e tempi, correggiamo le regole e registriamo gli errori.

  4. 04

    Estensione graduale

    Aumentiamo volumi e integrazioni solo dopo aver verificato stabilità e benefici.

06 / Valutazione iniziale

Descrivi il processo che vuoi valutare.

Indica quali strumenti usi, quante volte il processo si ripete, chi interviene, quanto tempo richiede e quali errori ricorrono. Ti rispondiamo indicando quali passaggi possono essere automatizzati e quali no.

Scrivi a info@aureliaflow.net